Den digitale udvikling har givet virksomhederne langt flere muligheder for automatisering af processer mv. end tidligere. Digitaliseringen er kommet for at blive, og det giver dig som virksomhed muligheden for at optimere dine processer. Både internt og eksternt er det penge at hente på bundlinjen ved at automatisere processerne. Den digitale omstilling er allerede i fuld gang, og hvis du ikke allerede er med på toget er det en god idé at stå ombord nu.

Hvilke fordele er der ved at digitalisere en virksomhed?

Den allerstørste fordele ved en digitalisering vil næsten altid være mere tid mellem hænderne. I en verden, hvor tid er en knap ressource kan 10 timer ekstra om ugen gøre underværker i en travl virksomhed.

En analyse offentliggjort af Erhvervsministeriet viser, at virksomheder med en høj digitaliseringsgrad er 20% mere effektive end virksomheder med en lav digitaliseringsgrad. Det svarer ifølge analysen til, at en medarbejder i en høj digitaliserede virksomhed bidrager med 135.00 kr mere i værditilvækst end medarbejdere i lavt digitaliserede virksomheder. Vækstpotentialet er med andre ord enormt.

Forbedret konkurrenceevne
Automatisering af processer betyder, at virksomheden får tid til at fokusere på at vækste fremfor manuelt arbejde. På den måde står man med en konkurrencefordel overfor de aktører i markedet, som endnu ikke er gået i gang med digitaliseringen af deres virksomhed. Danmark er dog blandt de lande, der er længst fremme på digitaliseringsbølgen, hvorfor man skal handle snarest muligt.

Øget medarbejderglæde
Medarbejdere, der ikke skal bruge tid på kedeligt manuelt arbejde vil typisk være mere produktive og på den måde også opnå en højere glæde ved deres arbejde. Det vil afspejle sig gennem en bedre stemning på arbejdspladsen og bedre forhold til kunder. Glade medarbejdere skaber øget vækst.

Undgå at mangle medarbejdere
Mangel på arbejdskraft er et stadig større tema i mange industrier. Digitalisering og automatisering kan være med til at sørge for, at jeres kapacitet forøges på trods af, at I har svært ved at finde flere hænder.

Digitalisering er også for små- og mellemstore virksomheder (SMV’er)

Mange tænker på de største virksomheder i Danmark når de hører ordet digitalisering. Det er dog et forkert billede. Det smukke ved den digitale udvikling er, at selv små- og mellemstore virksomheder kan være med når vi snakker automatisering af processer og digitalisering af virksomheden. Det skal ses som en investering, og det kan ikke betale sig at lade være på den lange bane.

Omfanget af projektet vil naturligvis være større jo større virksomheden er, men det gør netop også, at mellemstore virksomheder kan være mere agile og komme i gang langt hurtigere end de helt store.

Eksempler på automatiseringer, der skaber mere tid

Digitalisering og automatisering spænder bredt. Derfor vil det variere, hvad der giver mening at bruge kræfter på fra virksomhed til virksomhed. Nedenfor kan du dog se, nogle af de gængse steder, vi har hjulpet virksomheder med at spare tid.

• Automatisk bogføring. Den automatiske bogføring skaber ekstra tid, hvis du har interne ressourcer der står for bogføringen, og mindre omkostninger til eksterne bogholdere og revisorer. Helt konkret har vi udviklet Pairy, som et automatisk bogføringsværktøj. Vi tilbyder også at skræddersy disse til en virksomheds unikke behov.
• Automatiske bestillinger. Bestil automatisk varer hos dine leverandører når du skal bruge varerne. Spar tid på manuel gennemgang og bestilling.
• Indholdsstyring: Gemmer du stadig data, som du egentlig burde have slettet? Ting der skal gøres manuelt bliver ikke gjort.
• Automatisk rapportering: I store organisationer udarbejdes der uge, måneds og årsrapporter. Få automatiseret disse så der ikke går spildtid med indsamling af data.
• Databeskyttelse: Sikkerhed og beskyttelse af data er et øget fokusområde, og det er naturligvis vigtigt, at din data mv. er beskyttet automatisk.

Eksempler på fremtidige teknologier der kan benyttes

• Virtual Reality har så småt begyndt sit indtog. Det kan eksempelvis bruges som showroom eller interne fremvisninger for at mindske rejseomkostninger.

Video –

• Augmented reality er særlig godt til kundeoplevelser. Vis kunden dit produkt i kundens miljø. Eksempelvis en bil i garagen eller en lampe i stuen.
• Chatbots er et stærkt våben på mange fronter. Eksternt kan det bruges til at forbedre kundeoplevelsen og internt eksempelvis til at engagere medarbejdere med et spørgeskema hver fredag, der får medarbejderen til at føle sig hørt.

Integrationer mellem systemer giver digitale konkurrencefordele

Et sted der kan give en lang række fordele er integrationer. Disse kræver ganske vist noget tid at udvikle, men det vil hurtigt være tjent hjem i den værdi det giver i morgen og om flere år. Forestil dig, at din salgsafdeling bruger et IT-værktøj til at tracke leads og skaffe nye kunder. Produktionen bruger et andet værktøj til at holde styr på de aktive produktioner og kunder. Ville det ikke være smart, hvis lukkede leads automatisk røg over i produktionsværktøjet når de var klar til det? I den digitale virkelighed er det noget, der kan ske automatisk. Slut med manuelle tastefejl og langsomt manuelt arbejde.

Ovenstående er blot et eksempel af mange. Hvis I i virksomheden bruger en række forskellige systemer kan det oftest svare sig at binde dele af dem sammen.

Digitalisering – hvor skal man starte?

Når man skal i gang med en digitaliseringsproces kan det være svært at bestemme, hvor man skal starte. Det giver altid bedst mening, at tage de lavest hængende frugter først. Altså fokusere på områder, der giver mest gevinst for mindst tid. For at bestemme, hvilke, der er det lavest hængende frugter, vil vi altid starte et forløb med en forundersøgelse af jeres virksomhed. Forundersøgelsen danner grundlag for den videre proces. Det er her, der klarlægges, hvor man får mest muligt for pengene. Den investering, som man lægger i en digitalisering skal helst give det størst mulige afkast. Det er dette, som forundersøgelsen skal være med til at sikre.

I forundersøgelsen vil vi lave en detaljeret gennemgang af jeres interne og eksterne arbejdsprocesser. Ud fra denne vil vi så foreslå den bedst mulige tilgang til projektet.

Digitalisering skal ikke planlægges ihjel
Det er selvfølgelig vigtigt, at der lægges en plan for, hvordan en digitaliseringsproces i en virksomhed skal rulles ud. Det er dog vigtigt, at forløbet ikke planlægges ihjel således, at man aldrig reelt kommer i gang med implementeringen. Derfor arbejder vi altid agilt med digitaliseringsprocesser. Vi identificerer de lavest hængende frugter og planlægger dem. Når en fase er implementeret går vi i gang med at planlægge den næste. I mellemtiden måler vi naturligvis på effekten af de tidligere faser, så I som virksomhed får syn for sagn.

Oplæring af teamet

Digitalisering vil næsten altid betyde, at der i starten skal investeres i oplæring af teamet. De fleste medarbejdere vil altid være skeptiske overfor nye ting. Derfor er det en kæmpe fordel at kunne kommunikere klart ud, hvordan det kommer til at foregå. Vigtige punkter at afdække i oplæringsfasen er bl.a.:

• Hvornår en proces automatiseres og hvorfor
• Hvordan medarbejderne skal forholde sig til automatiseringen
• Hvilke fordele medarbejderne får ved den øgede automatisering

Det skal være brugervenligt
Dit intranet eller andre digitale platforme, som dine medarbejdere kommer i kontakt med skal være lette at bruge. Jo lettere det er at anvende platformene, jo mindre tid spildes der i det daglige. At sikre den gode brugeroplevelse er noget af det, som vi i Pandi Web arbejder rigtig meget med hvad enten vi snakker intranets eller virksomhedens generelle hjemmeside. Dette gør vi bl.a. ved at analysere på de brugsmønstre vi ser på siden. Vi bruger en række værktøjer til at opsamle denne data bedst muligt, således, at det giver os de bedst mulige forudsætninger for optimering.

Det skal være sikkert
Sikkerheden skal være i fokus på den digitale platform. Både den tekniske del, som at det skal være svært at trænge ind i for uvedkommende. Løsningen skal dog også designes og udvikles således, at data ikke ved et uheld lækkes, eksempelvis via en medarbejder. Dette gøres bl.a. ved hjælp af oplæring af medarbejdere, en optimeret vidensdatabase og sikkerhedsforanstaltninger i selve platformen.

Skab en innovativ tankegang
Det første skridt er det vigtigste. Så snart de første faser er implementeret vil medarbejderne langsomt sænke paraderne og være mere åben for fremtidige tiltag. Det vil hurtig skabe en positiv spiral, hvor medarbejderne selv vil foreslå optimeringer til deres daglige arbejde. På den måde er fundamentet skabt og virksomheden vil være bedre rustet mod fremtidige udfordringer.